Meldpunt - De procedure bij het meldpunt geschillen
De werking van de commissie
De geschillencommissie is een neutrale commissie van experts.
Een ontvangen dossier wordt in geanonimiseerde vorm voorgelegd aan de commissie. De commissie zal in eerste instantie steeds trachten bij consensus een conclusie te trekken over ieder ingediend en ontvankelijk dossier. Indien een consensus uitblijft, is het mogelijk om over te gaan tot een stemming.
In tweede instantie kan er beroep worden gedaan op bijkomende externe experts om tot een oordeel te komen.
Bij het verder uitblijven van een consensus, wordt in derde instantie het dossier overgeheveld naar de geschillencommissie binnen het ketenoverleg.
De geschillencommissie bestaat uit:
- 3 experts inzake de toelevering van het slachtvee; met name vanuit iedere landbouworganisatie die lid is van I.V.B. zetelt er 1 expert in de commissie. Indien een expert vanuit zijn functie als producent zelf betrokken is bij een geschil, zal er beroep worden gedaan op een reserve expert komende uit de beroepsvereniging waartoe hij/zij behoort.
- 3 experts inzake de afname van de slachtdieren en karkassen; met name vanuit FEBEV zetelen er 3 experts in de commissie. Indien een FEBEV vertegenwoordiger betrokken partij is omwille van zijn/haar afvaardiging vanuit een betrokken slachthuis, zal er beroep gedaan worden op een reserve expert vanuit FEBEV zijde.
- Indien nodig kan er beroep gedaan worden op onafhankelijke experts voor bepaalde aspecten van een dossier. Zij verkrijgen geen stemrecht.
- De secretaris van I.V.B. zal alle commissievergaderingen van de nodige documentatie voorzien en zal als neutrale dossierhouder een verdere afhandeling van de klachten trachten te bewerkstelligen.
Kader waarbinnen geschillencommissie fungeert
Het meldpunt behandelt alle klachten met betrekking tot de valorisatie van rundvee- en varkenskarkassen. Met andere woorden zal I.V.B. alle klachten behandelen die mogelijks een impact hebben op de economische waarde van een karkas.
Voor producenten-veehouders betekent dit concreet:
* Het niet of niet tijdig doorkrijgen van informatie van slachthuizen en/of veehandelaar
* Het betwisten van de informatie doorgekregen van het slachthuis en/of veehandelaar
* Het niet naleven van gemaakte afspraken door slachthuis en/of veehandelaar
* Het niet of niet tijdig doorkrijgen van informatie over vastgestelde gebreken door het slachthuis en/of veehandelaar
* Het doorrekenen van niet afgesproken kosten door slachthuizen en/of veehandelaar
Voor handelaars betekent dit concreet:
* Het niet of niet tijdig doorkrijgen van informatie van slachthuizen
* Het betwisten van de informatie doorgekregen van het slachthuis
* Het niet naleven van gemaakte afspraken door slachthuis en/of producent
* Het niet naleven van de receptievoorwaarden door de producent en/of het slachthuis
* Het niet, niet volledig of niet correct doorgeven van het VKI (Voedselketeninformatie) door de producent
* Het niet of niet tijdig doorkrijgen van informatie over vastgestelde gebreken door het slachthuis
* Het doorrekenen van niet afgesproken kosten door het slachthuis
Voor slachthuizen betekent dit concreet:
* Het niet, niet volledig of niet correct doorgeven van het VKI (Voedselketeninformatie) door de producent en/of handelaar
* Het niet naleven van gemaakte afspraken door de handelaar en/of producent-veehouder
* Het niet naleven van de receptievoorwaarden door de producent en/of het handelaar
Ontvankelijkheidscriteria
Alvorens het dossier over te maken aan de geschillencommissie bekijkt I.V.B. de ontvankelijkheid van het dossier. Er wordt daarbij gelet op volgende zaken:
* Behoort het onderwerp binnen het kader waarin de geschillencommissie fungeert
* Worden de gebeurtenissen en betrokken personen duidelijk omschreven
* Werden er voldoende bewijsstukken aangeleverd om een discussie aan te gaan
I.V.B. zal na nazicht van alle documenten telkens een terugkoppeling geven aan de aangever van het dossier. Indien de situatie dat verzoekt zal I.V.B. bijkomende informatie vragen en mogelijks de andere betrokken partijen aanspreken. Het behandelen van een klacht kan daarom niet anoniem gebeuren. I.V.B. maakt het dossier wel anoniem bij bespreking op de commissie. Wanneer dat nodig is kan er in samenspraak met beide partijen een overlegmoment georganiseerd worden.
Indien er geen gevolg gegeven kan worden aan de melding, vragen wij alsnog om de nodig bewijsstukken voorhanden te houden. Het kan immers zijn dat wij herhaaldelijk eenzelfde aard van meldingen binnenkrijgen over een bepaalde betrokkene zodat het mogelijk is dat deze klachten gebundeld worden om zo een versterkt dossier te verkrijgen.
Een kopie of scan van de bewijsdocumenten dient steeds te worden doorgegeven aan I.V.B. en de originelen worden door de indiener beschikbaar gehouden.